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互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電商以迅猛的態(tài)勢(shì)不斷發(fā)展，也帶動(dòng)了物流企業(yè)的發(fā)展。我國(guó)的物流企業(yè)90%以上都屬于中小物流企業(yè)[1]。由于發(fā)展過(guò)快，物流行業(yè)逐步趨于飽和，加上經(jīng)濟(jì)發(fā)展增速放緩，只有抓好內(nèi)部控制管理才可以有效促進(jìn)中小型物流企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。要想在市場(chǎng)中生存，就必須通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部控制來(lái)增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)生存與成長(zhǎng)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，它指的是貫穿企業(yè)全員、全面、全程的，旨在實(shí)現(xiàn)企業(yè)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、真實(shí)財(cái)務(wù)信息以及戰(zhàn)略等目標(biāo)的一種過(guò)程[2]?？梢?jiàn)，內(nèi)部控制的重要性不容小覷。
中小型物流企業(yè)建立具有與之相匹配的內(nèi)部控制制度可以在一定程度上應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的不斷變化及潛在風(fēng)險(xiǎn)，但現(xiàn)階段中小物流企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)存在問(wèn)題。一方面，物流企業(yè)較為獨(dú)特，其自身各個(gè)環(huán)節(jié)單一運(yùn)行或整合運(yùn)行都是一個(gè)管理的過(guò)程，業(yè)務(wù)流程較為繁瑣。另一方面，中小型物流企業(yè)的管理層比較關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益直接流入的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)于公司的治理水平相對(duì)較低，在競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)份額的時(shí)候，往往會(huì)忽略企業(yè)內(nèi)部的管理。
基于此，本文選擇以GJ物流公司為例，根據(jù)內(nèi)部控制的五個(gè)要素，分析其可能存在的控制缺陷，并提出解決方案，以實(shí)現(xiàn)中小型物流企業(yè)的健康發(fā)展。
GJ物流公司是南寧本土的一家物流服務(wù)公司。該公司本著誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)、客戶第一的經(jīng)營(yíng)理念，為客戶提供具有時(shí)效性、安全性、便捷性的物流運(yùn)輸服務(wù)，主要經(jīng)營(yíng)道路普通貨物運(yùn)輸;倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)(易燃易爆危險(xiǎn)化學(xué)品除外);裝卸搬運(yùn)服務(wù)等。在不斷發(fā)展壯大中，增加了不少物流專線，包括廣西、河南、山東等多個(gè)省份專線，以期更好地滿足客戶需求。
該公司主要經(jīng)營(yíng)一體化物流服務(wù)，即根據(jù)客戶提出的需求設(shè)計(jì)解決方案，據(jù)此為客戶提供一體化、全程化的物流服務(wù)，包括訂單管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、信息接入、庫(kù)存、分揀、運(yùn)送、信息追蹤監(jiān)控、信息咨詢等基本物流服務(wù)項(xiàng)目。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷變化，傳統(tǒng)物流行業(yè)也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代物流，而由包裝、貨物運(yùn)輸、貨物裝卸、倉(cāng)儲(chǔ)等環(huán)節(jié)構(gòu)成的產(chǎn)品出廠后的一系列物流服務(wù)則屬于傳統(tǒng)型物流?，F(xiàn)代物流更加注重顧客的需求以及廠家對(duì)商品制造過(guò)程中的運(yùn)送保管和信息溝通等。與傳統(tǒng)物流相比，現(xiàn)代物流需要更多的資金流支持。因此，針對(duì)現(xiàn)代物流公司，更要加強(qiáng)內(nèi)部控制。但目前來(lái)看，GJ物流公司的內(nèi)部控制并不樂(lè)觀。
該公司是中小物流企業(yè)的一個(gè)典型代表，屬于“作坊式”的家族小公司。公司內(nèi)部控制存在缺陷，管理層身兼數(shù)職，其權(quán)力無(wú)法得到有效制約，公司整體缺少內(nèi)部控制觀念，雖設(shè)有內(nèi)部控制制度，但僅流于形式。并且GJ物流公司內(nèi)部未設(shè)立內(nèi)審部門(mén)，內(nèi)部審計(jì)職能形同虛設(shè)，員工職業(yè)素養(yǎng)不高，未對(duì)公司進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，公司內(nèi)部各部門(mén)分工不明，各環(huán)節(jié)信息溝通時(shí)效性欠缺，未建立有效的監(jiān)督機(jī)制。然而，由于沒(méi)有一套適用的內(nèi)部控制體系來(lái)解決這些問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了公司的發(fā)展。
企業(yè)內(nèi)部環(huán)境為其他要素提供規(guī)則和結(jié)構(gòu)，同時(shí)也是公司執(zhí)行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，也稱“企業(yè)內(nèi)部條件”。作為公司治理中的基礎(chǔ)部分，其控制的有效性與企業(yè)整體發(fā)展情況密切相關(guān)。
但通過(guò)對(duì)GJ物流公司的考察，發(fā)現(xiàn)公司雖有管理者制定的內(nèi)部控制制度，但是在實(shí)際工作中只是流于表面，并未有效實(shí)施。并且公司管理層對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為內(nèi)部控制只是針對(duì)最基層員工的約束，其實(shí)不然。他們還認(rèn)為關(guān)于財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制只是對(duì)資產(chǎn)、資金的控制，忽視了對(duì)流程和員工自身的控制。僅僅因現(xiàn)代企業(yè)制度管理標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)了內(nèi)部控制制度的建立，并未真正意識(shí)到其重要性，更沒(méi)有認(rèn)真地去執(zhí)行。
另外，公司整體忽略內(nèi)部控制制度，重視程度不高。從管理層開(kāi)始就忽視內(nèi)控的執(zhí)行，其次內(nèi)控執(zhí)行人員的專業(yè)水平不夠，導(dǎo)致貫徹執(zhí)行內(nèi)部控制的積極性普遍較低。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理已成為企業(yè)治理的重點(diǎn)和以后內(nèi)部控制的發(fā)展方向[3]。它指的是企業(yè)能夠及時(shí)量化評(píng)測(cè)某項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)可能會(huì)帶來(lái)的影響或損失，并合理確定應(yīng)對(duì)策略。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行高質(zhì)量評(píng)估對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)來(lái)說(shuō)意義重大。GJ物流公司未對(duì)市場(chǎng)發(fā)展變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)做出評(píng)估，如果采取錯(cuò)誤的決策會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生巨大影響。
公司財(cái)務(wù)管理者未意識(shí)到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的影響。GJ物流公司財(cái)務(wù)管理層的風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)淡薄，未從長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃和大局的角度對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控。另外，公司財(cái)務(wù)管理者素質(zhì)不高，僅針對(duì)基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施，不具有針對(duì)性，沒(méi)有做到對(duì)不同問(wèn)題進(jìn)行具體分析，在處理籌資、應(yīng)收賬款等業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的措施中存在普遍性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作無(wú)法有效進(jìn)行。
控制活動(dòng)是指按照企業(yè)確定的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果而被執(zhí)行的一系列程序，將風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的影響或損失降至可接受范圍內(nèi)。GJ物流公司在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中就有所欠缺，因此該要素下也不嚴(yán)謹(jǐn)。
企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)分工明確需要高額的成本作為支撐，而小企業(yè)為了避免高成本流出，最終導(dǎo)致內(nèi)部職責(zé)劃分不明確，GJ物流公司也是如此。由于其只注重短期經(jīng)濟(jì)利益的快速流入，搶占市場(chǎng)份額，因此盡可能地壓縮成本，將一些需要分離的職位交由同一位員工負(fù)責(zé)，使得該員工的權(quán)責(zé)無(wú)法得到有效監(jiān)督，若實(shí)施舞弊行為可以自行掩蓋，不被人發(fā)現(xiàn)。
另外，隨著人工智能不斷發(fā)展，物流基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與人工智能相結(jié)合是發(fā)展趨勢(shì)，而物流基礎(chǔ)設(shè)施是物流企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。將人工智能運(yùn)用于物流相關(guān)環(huán)節(jié)可以提高企業(yè)自身物流競(jìng)爭(zhēng)力，因此，GJ物流公司為了自身發(fā)展增加了人工智能資源引進(jìn)預(yù)算，但是缺乏有效的資金預(yù)算監(jiān)督。
信息與溝通主要包括收集信息和傳遞信息兩個(gè)部分。在此過(guò)程中要保證所獲得信息的真實(shí)性和完整性，并且要學(xué)會(huì)對(duì)信息進(jìn)行整理和篩選，并將重要信息在企業(yè)內(nèi)外部之間傳遞，同時(shí)保持時(shí)效性。
GJ物流公司每?jī)芍芘e行一次例會(huì)，對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，如存在重大問(wèn)題，會(huì)及時(shí)提出相應(yīng)的解決方案。另外，GJ物流公司的管理層會(huì)派專員收集并整理公司外部重要信息，不僅包括物流行業(yè)的市場(chǎng)信息，還包括現(xiàn)存客戶以及意向客戶的信息等。然而，GJ物流公司只做到了初步收集信息，并未對(duì)信息進(jìn)行有效歸集，也未及時(shí)傳遞信息，因此，溝通時(shí)效性較弱。
GJ物流公司內(nèi)部雖設(shè)有專員開(kāi)展監(jiān)督工作，但是由于專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，不能充分發(fā)揮該工作的作用。尤其是在財(cái)務(wù)方面，公司對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的監(jiān)督管理不足，造成日常數(shù)據(jù)無(wú)交叉核對(duì)，而且還存在著貨物缺損甚至被盜現(xiàn)象。另外，公司雖然有審計(jì)人員，但是人員素質(zhì)不高，專業(yè)水平不足，也沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的審計(jì)部門(mén)。
環(huán)境是影響公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展的因素之一。為了合理設(shè)置組織架構(gòu)，確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離、形成制衡，對(duì)GJ物流公司的組織架構(gòu)進(jìn)行如圖1所示的優(yōu)化設(shè)計(jì)。
第一，充分發(fā)揮公司審計(jì)的作用。在財(cái)務(wù)部下加設(shè)審計(jì)組，該部分主要推進(jìn)GJ物流公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)審計(jì)以及對(duì)內(nèi)部控制管理的評(píng)價(jià)工作的開(kāi)展。并且為了充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，單獨(dú)設(shè)立審計(jì)管控部，由審計(jì)組直接領(lǐng)導(dǎo)[4]。
第二，充分發(fā)揮預(yù)算管理的作用[5]。在總經(jīng)理下設(shè)立預(yù)算專員，目的在于可以為管理層做決策時(shí)提供有效依據(jù)，從功能上健全GJ物流公司的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。其主要職能是全面負(fù)責(zé)GJ物流公司財(cái)務(wù)預(yù)算的審核并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。
GJ物流公司審計(jì)組應(yīng)承攬風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，主要組織公司各部門(mén)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析工作，并且將GJ物流公司設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測(cè)方法與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)承受度相結(jié)合，制定出GJ物流公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析程序，規(guī)范該公司關(guān)于經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的程度劃分標(biāo)準(zhǔn)。
GJ物流公司內(nèi)部應(yīng)該組織各部門(mén)優(yōu)先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，形成公司部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告，交由審計(jì)組進(jìn)行二次分析。然后將GJ物流公司對(duì)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生可能性、影響度、覆蓋范圍進(jìn)行三個(gè)維度的定性打分，根據(jù)相應(yīng)分值劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，比如5級(jí)風(fēng)險(xiǎn)最高、1級(jí)風(fēng)險(xiǎn)最低[4]。具體操作步驟如下:第一步，將上述提到的三個(gè)維度均劃分為五個(gè)等級(jí)，針對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性打分;第二步，明確三個(gè)維度的權(quán)重，設(shè)定分別占據(jù)35%、50%、15%，并對(duì)此進(jìn)行定量計(jì)算，得出具體分值;第三步，參照各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)定量評(píng)分和，得出總體得分，并對(duì)此劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。
針對(duì)中小型物流企業(yè)中這種“作坊式”的家族企業(yè)，應(yīng)對(duì)不相容的職位進(jìn)行嚴(yán)格分離，例如執(zhí)行與監(jiān)督崗位相分離，審批與執(zhí)行的崗位相分離等，并要任命毫無(wú)親緣關(guān)系的人員到互相制衡的崗位上，以保證分離的有效性。對(duì)于管理層及監(jiān)督層等關(guān)鍵職位，要建立特定的內(nèi)部控制制度以監(jiān)督其權(quán)責(zé)運(yùn)用情況，并且聘用具備專業(yè)技能的人員任職，以提高員工整體專業(yè)性水平。
GJ物流公司為了迎合行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)基礎(chǔ)物流設(shè)施投入了一些關(guān)于人工智能技術(shù)的研發(fā)費(fèi)用，但是需要注意的是對(duì)投入資金流出進(jìn)行后續(xù)管控。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該定期對(duì)該項(xiàng)資金的使用進(jìn)行更新，并向管理層上報(bào)，使其充分掌握研發(fā)資金的流向，并可直接追蹤并評(píng)估資金使用情況，以便進(jìn)行決策調(diào)整。
GJ物流公司應(yīng)該創(chuàng)建日常經(jīng)營(yíng)操作系統(tǒng)，為了保證操作的可控性和可審性，應(yīng)對(duì)各系統(tǒng)軟件的安裝、運(yùn)行以及臺(tái)賬的維護(hù)均設(shè)置操作日志記錄功能。并對(duì)異?；虮畴xGJ物流公司內(nèi)部控制規(guī)定的數(shù)據(jù)及操作保持高度敏感，由操作系統(tǒng)自行匯報(bào)，并且設(shè)計(jì)相關(guān)的跟蹤處理機(jī)制。
管理層應(yīng)創(chuàng)造良好的信息溝通環(huán)境，促使員工敢于發(fā)聲，及時(shí)報(bào)告工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，以便公司可以及時(shí)應(yīng)對(duì)，避免造成不必要的損失[6]。另外，還應(yīng)鼓勵(lì)公司注重團(tuán)隊(duì)合作，促進(jìn)跨部門(mén)交流，以確保信息的真實(shí)性。
GJ物流公司必須持續(xù)檢查公司內(nèi)部控制體系是否有效實(shí)施，并對(duì)其進(jìn)行檢查、分析與測(cè)評(píng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控體系中存在的缺陷，評(píng)估可能會(huì)產(chǎn)生的后果。在發(fā)現(xiàn)缺陷后，仔細(xì)檢查并完善財(cái)務(wù)、實(shí)物資產(chǎn)、業(yè)務(wù)流程等各項(xiàng)管控制度，促進(jìn)內(nèi)部控制體系整體水平的提高，避免內(nèi)部控制只流于形式，每個(gè)季度嚴(yán)格進(jìn)行定期檢查，持續(xù)監(jiān)督。對(duì)切實(shí)執(zhí)行內(nèi)控的人員或部門(mén)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，相應(yīng)地，對(duì)違反規(guī)定的也要給予處分或處罰，只有獎(jiǎng)和罰相結(jié)合，才能推進(jìn)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。
在對(duì)GJ物流公司組織架構(gòu)設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，要在財(cái)務(wù)部下設(shè)審計(jì)組，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性。另外，審計(jì)組的日常監(jiān)督工作還需要持續(xù)加強(qiáng)，并明晰審計(jì)工作的重點(diǎn)，做到有的放矢，改善審計(jì)工作開(kāi)展的程序和方法，增強(qiáng)審計(jì)工作者的專業(yè)素養(yǎng)，從而提升審計(jì)的效率性及獨(dú)立性。
中小型物流企業(yè)在時(shí)代背景下，面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。通過(guò)對(duì)GJ物流公司內(nèi)部控制的分析，對(duì)其解決問(wèn)題的步驟進(jìn)行了優(yōu)化，以此完善公司各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，提高應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力。GJ物流公司是眾多中小型物流企業(yè)的一個(gè)縮影，類似的物流公司不在少數(shù)。因此，中小物流企業(yè)必須重視執(zhí)行內(nèi)部控制，提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化和真正的可持續(xù)發(fā)展。
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